La contabilidad de una cooperativa de viviendas es algo muy serio. Ya no sólo porque la ley obliga a llevarla de una forma concreta, sino porque la transparencia para con lo socios hace necesario que las cuentas estén al día y a su disposición cuando quieran ejercer su derecho de información. ¡Luego no digas que no te he avisado!
En este artículo, Mamá te va a explicar tres aspectos claves de la contabilidad de una cooperativa de viviendas:
- Documentación social.
- Contabilidad y las cuentas anuales.
- Auditoría de las cuentas.
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¿Qué documentación social debe tener una cooperativa?
Antes de nada, te aclaro que por ‘documentación social’ se entiende toda aquélla que hace referencia a toda aquella documentación relativa a la sociedad cooperativa. Básicamente, recoge toda la información de la cooperativa desde su constitución hasta su extinción.
Lo primero que debes saber es que la ley obliga a las cooperativas a llevar en orden y al día los siguientes libros: ¡Nada de dejar las cosas para más tarde!
- Libro de registro de socios.
- Libro de registro de aportaciones al capital social.
- Los libros de las actas de la Asamblea General, el Consejo Rector, los liquidadores y, en su caso, el Comité de Recursos y las juntas preparatorias.
- Libro de inventarios y cuentas anuales.
- Libro diario.
- Y los que exijan otras disposiciones legales.
Lo segundo que debes saber es que, antes de poder utilizar estos libros, hay que llevarlos al Registro de Sociedades Cooperativas para que sean diligenciados y legalizados. ¡Toma nota!
No obstante, y teniendo en cuenta que nos encontramos en plena era digital, la ley permite que generes puedas realizar asientos y anotaciones a través de procedimientos informáticos para ir más rápido. ¡No es obligatorio que estén escritos a mano!
En estos casos, tendrás que encuadernarlos correlativamente –¡por orden!– y llevarlos al registro para que sean legalizados. ¡Ojo! El plazo máximo para hacerlo son cuatro meses desde la fecha del cierre del ejercicio económico de la cooperativa.
Por último, debes saber que la ley establece que el Consejo Rector está obligado a custodiar y vigilar estos libros. ¡Y será responsable de lo que pudiera pasarles!
Además, no sólo está obligado a conservarlos durante los seis años siguientes de la transcripción del último acta o asiento. En el caso de que hubieran generado derechos u obligaciones, estará obligado a conservarlos durante los seis años siguientes a su extinción. ¡Ojito al dato!
¿Cómo se lleva la contabilidad y las cuentas anuales de una cooperativa?
A la hora de establecer el procedimiento para llevar a cabo la contabilidad de una cooperativa de viviendas, la ley se remite a las pautas establecidas en el Código de Comercio y la normativa contable. ¡Por supuesto, teniendo siempre en cuenta las peculiaridades de la ley de cooperativas que Mamá te explica a continuación!
Al final cada ejercicio económico de la cooperativa, su Consejo Rector tendrá que preparar la contabilidad como muy tarde en el plazo de tres meses desde el cierre del ejercicio. Además, tendrá que presentarla en el Registro de Sociedades Cooperativas en el plazo máximo de un mes desde que las aprobó.
¿Qué documentación debe incluir la contabilidad de la empresa?
¡Toma nota!
- Las cuentas anuales
- El informe de gestión que incluirá también las variaciones habidas en el número de socios.
- Una propuesta de cómo se van a aplicar los excedentes disponibles o cómo se van a imputar las pérdidas de la cooperativa, en su caso.
¿Qué documentación contable debe presentar en el registro?
¡Recuerda que tiene el plazo de un mes para hacerlo desde que el Consejo Rector aprobara las cuentas anuales de la cooperativa!
- Certificación de los acuerdos de la Asamblea General de aprobación de las cuentas anuales.
- Certificación de los acuerdos de la Asamblea General de aplicación de los excedentes o de imputación de las pérdidas, en su caso.
- Un ejemplar de cada una de las cuentas.
- El informe de gestión.
- El informe de los auditores. ¡Ojo! Sólo cuando la cooperativa esté obligada a auditoría o ésta se hubiera practicado a petición de los socios.
- Si alguna o varias de las cuentas de la cooperativa se hubieran formulado por el procedimiento abreviado, deberá mencionarse en la certificación, así como el motivo.
¿Qué es procedimiento abreviado de las cuentas anuales?
La cooperativa podrá optar por formular sus cuentas anuales a través del procedimiento abreviado que permite presentar las cuentas de una forma menos detallada. ¡Ojo! Siempre que concurran las siguientes circunstancias:
- El total de las pérdidas sea inferior a cuatro millones de euros.
- El neto de su cifra anual de negocio sea inferior a ocho millones de euros.
- No hay más de una media anual de cincuenta trabajadores en la cooperativa.
Si la cooperativa perdiera dos de estas circunstancias durante dos ejercicios consecutivos, no podrá seguir presentando sus cuentas por el procedimiento abreviado.
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¿Cuándo hay que auditar una cooperativa de viviendas?
Una cooperativa de viviendas, por regla general, no está obligada a someter sus cuentas anuales a auditoría alguna.
No obstante, y para mayor seguridad jurídica, la ley obliga a que una cooperativa de viviendas audite sus cuentas anuales si:
- La promoción tenga más de cincuenta viviendas y/o locales.
- La promoción se construya por fases o en bloques que supongan distintas promociones a efectos económicos, independientemente del número de viviendas y/o locales.
- La gestión empresarial de la cooperativa sea llevada a cabo por personas físicas o jurídicas que no sean su Consejo Rector.
- Así lo prevé los Estatutos de la cooperativa o lo acuerde su Asamblea General.
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